TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH TOUR DỄ HAY KHÓ


Để tổ chức và điều hành 01 tour thành công điều đó dẽ hay khó? Đối với tôi mà nói thì việc tổ chức điều hành 01 tour dù nhỏ hay lớn đều rất khó, tùy theo tính chất tour (tour ít khách, đông khách, tour công nhân, tour học sinh mầm non, học sinh cấp I, Cấp 2, Cấp III và sinh viên ở các Trường Cao Đẳng Đại Học, Bác Sỹ, Cán Bộ – CNV Chức…), mỗi công ty có một cách tổ chức khác nhau, đa dạng và muôn màu muôn vẻ nhưng có một số Công Ty Du Lịch rập khuôn một cách khá máy móc. Để làm một người điều hành giỏi và có trách nhiệm thật không phải dễ. Trong bài viết này tôi xin được chia sẻ cùng với các anh, chị và các bạn đang làm Phòng Điều Hành kinh nghiệm mà tôi có được, tuy tôi không dám khẳng định tôi là một người điều hành như thế nào nhưng tôi tin là những gì tôi nói ở đây sẽ giúp ích cho các Anh, Chị và các bạn đang làm việc tại Phòng Điều Hành của Công Ty Du Lịch. Thật ra tôi cũng mới làm hướng dẫn khoảng 2 năm nay còn trước đó tôi được may mắn là làm điều hành khi bước chân vào làm trong ngành du lịch năm 1999. Chắc các anh, chị và các bạn đang thắc mắc và muốn biết tôi đã làm như thế nào. Mà Tôi lại không phải là người học chuyên về du lịch, ngành tôi học lúc bấy giờ là Khoa Quản Trị Kinh Doanh, năm 1999 cũng là năm tôi mới tốt nghiệp, nhưng tôi đã đi làm từ khi còn là sinh viên (năm 1995)để kiếm sống, công việc chủ yếu của tôi là làm nhân viên bán hàng.
Tôi bước chân vào làm du lịch cũng rất tình cờ trong lúc tôi đang thất nghiệp và gặp một số chuyện rắc rối từ phía gia đình, có thể nói tôi mất định hướng và không biết mình làm gì. Thời gian đó tôi có 1 người bạn khá thân làm Trưởng Phòng Điều Hành cho Tổng Công Ty Du Lịch Bến Thành, cô ấy đã mời tôi tham gia tour du lịch tổ chức cho khách ở Miền Tây đi tham quan Miền Trung (Huế – Đà Nẳng – Nha Trang – Phan Thiết) 8 ngày, có thể nói tour đầu tiên mà tôi đi là tour Miền Trung, tôi đi trong vòng 6 tháng, cứ hết 8 ngày quay về Ngã 3 Dầu Giây nhận khách đi tiếp, khi về lại TP. Hồ Chí Minh, Tôi cảm thấy thích ngành du lịch và tôi xin vào làm nhân viên kinh doanh cho 1 công ty du lịch, do cố gắng, nhiệt tình, từ một người nhân viên bình thường, 3 tháng sau Ban Giám Đốc Công Ty đã tin tưởng và giao cho tôi trách nhiệm điều hành Công Ty. Tôi đã gặp rất nhiều khó khăn bởi vì tôi không nắm bất cứ 1 tuyến, điểm và cách tổ chức tour du lịch như thế nào. Tôi đã phài học hỏi và nhờ vào sự giúp đỡ của đồng nghiệp và bạn bè và các anh em hướng dẫ rất nhiều, tôi làm ở vị trí này được 1 năm và tôi nhận thấy khả năng và kinh nghiệm của mình còn yếu kém rất nhiều tôi xin vào làm một công ty du lịch khác với mục đích là để học thêm kinh nghiệm về du lịch, thời gian trôi qua và tính tới thời điểm này tôi đã làm khoảng 20 công ty du lịch, từ công ty tư nhân đến công ty của nhà nước, công ty lớn cũng có mà nhỏ cũng có). Tôi đã học được rất nhiều bởi vì mỗi công ty du lịch có một bộ máy hoạt động, có một cách tổ chức và định hướng khác nhau về kinh doanh cũng như về điều hành.
Thời gian sau này tôi chuyển qua làm hướng dẫn, và gặp rất nhiều khó khăn và tôi hiểu thêm một điều nữa là làm hướng dẫn cũng không dễ. Xin thưa với các anh chị và các bạn đang làm điều hành và muốn trở thành một nhà điều hành có trách nhiệm, thật không dễ và đơn giản chút nào nhất là đối với những đoàn lớn từ 10 xe trở lên. Như tôi đã nói ở trên, khách du lịch rất đa dạng và tùy theo tính chất của tour, chúng ta tổ chức như thế nào cho phù hợp? Phải bắt đầu từ khâu chuẩn bị : thứ nhất là các dịch vụ cung cấp trên tour (xe, nhà hàng, khách sạn,điểm tham quan du lịch, nón, khăn, nước, kinh phí thực hiện tour…tất cả đều phải đặt trước và có fax xác nhận, có bảng dự toán để trình lên Ban Giám Đốc và bàn giao cho Hướng Dẫn Viên) phải cung cấp đúng theo yêu cầu dịch vụ của Khách, thứ 2: lựa chọn hướng dẫn phù hợp, đoàn ít khách, từ 1 xe 45 trở lại thì không sao nhưng nếu từ 5 – 10 xe – 20 xe – 30 xe hoặc 50 – 100 xe)thì chúng ta cảm thấy khó khăn.
– Tổ chức thành công một đoàn từ 5 – 10 xe trở lên cũng có những bước như làm những đoàn nhỏ. Khâu quan trọng nhất là khâu chuẩn bị, vậy chúng ta sẽ chuẩn bị như thế nào?
– Từ 5 – 10 xe: gọi xe ở 1 đội xe lớn và hướng dẫn viên cũng kêu theo nhóm, tốt nhất là nhóm có từ 10 hướng dẫn trở lên và chúng ta sẽ làm việc trực tiếp với Trưởng Nhóm, không làm việc với từng cá nhân.

– Từ 10 xe – 20 xe: gọi xe ở 1 hoặc 2 đội xe, yêu cầu nhà xe cử 01 người điều hành xe đến Công Ty tham gia và điều hành xe (là nhà xe thì dễ nói chuyện với nhau hơn), Hướng Dẫn Viên cũng gọi theo nhóm, có thể 01 nhóm hoặc 02 nhóm nhưng tốt nhất là chỉ gọi 01 nhóm, nếu 02 nhóm thì cần có 02 điều hành. mỗi người sẽ quản lý 10 xe và hoàn toàn độc lập về việc tham quan, ăn uống, trò chơi….Và khi họp bàn giao tour phải chia sẽ hết những thuận lợi cũng như những khó khăn của tour, đặc biệt là các yêu cầu của khách (ít nhất đáp ứng 90%). Trước khi đi tour, tổ chức cho các Trưởng Xe và Hướng Dẫn mỗi xe được gặp và trao đổi với nhau. Thường thì các trưởng nhóm hướng dẫn là người có rất nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức, vì vậy các Anh Chị và các bạn Phòng Điều Hành hoặc Giám Đốc Điều Hành nên lắng nghe ý kiến đóng góp của họ để Tổ Chức tour tốt hơn.
Cứ làm theo cách trên thì dù có 100 xe cũng không đáng ngại, bởi điều hành cũng là 1 nhà quản trị và chúng ta làm việc theo hệ thống từ trên xuống dưới, từ nhà quản trị cấp cao phân bổ công việc và trách nhiệm cho những người quản trị ở cấp thấp hơn (Tổ Trưởng, Nhóm Trưởng…).
Nhưng … tôi đã chứng kiến nhiều tour bị bể ngay từ khâu tổ chức, do người điều hành hoặc Giám Đốc Công Ty ôm quá nhiều việc. Sáng sớm mà còn gọi điện cho từng hướng dẫn, từng người tài xế, chia nón, nước, gọi cho cở sở làm bánh mì… như vậy thì không chuyên nghiệp một chút nào. Chỉ cần gọi không được cho 1 tài xế hoặc 01 hướng dẫn là sự việc sẽ phức tạp hơn. Vậy để giảm bớt sự rủi ro tôi xin có 1 lời khuyên dành cho cách Anh Chị và các bạn. Khi làm tour lớn nên kêu xe ở các đội lớn và nhóm hướng dẫn, đừng dại gì gọi từng xe và từng hướng dẫn (tốn tiền điện thoại) mà tài xế và hướng dẫn không biết nhau thì làm việc rất khó.
Ngoài những yếu tố trên Công Ty phải có lực lượng hỗ trợ, có những công ty bộ máy tổ chức khá đơn giản (01 giám đốc, 01 điều hành, 03 – 04 nhân viên kinh doanh) vậy thì sự thiếu hụt về nhân sự ảnh hưởng khá nhiều đến những tour lớn, ít nhất Công Ty phải có 01 người bàn giao nón, nước, bánh mì, 01 người phụ trách xe và dán số xe kiêm cả việc hậu cần như chuẩn bị và bảo quản dụng cụ trò chơi bãi biển, sân khấu (các bạn chớ dại bàn giao trước số xe cho Hướng Dẫn nhé, bàn giao số thứ tự mà thui) chỉ bàn giao xe khi xe đến công ty của khách và được dán số hẳn hoi nếu không xe sẽ không xếp theo thứ tự và khách cũng khó tìm ra xe để lên. Còn lực lượng hỗ trợ kiêm hậu cần tìm ở dâu ra? Đó là các sinh viên thực tập tại Công Ty, nếu công ty không có sẵn thì đến trường du lịch mà liên hệ nhé!
Điều kiêng kỵ nhất đó là người điều hành tour mà lại không biết về tuyến điểm, không biết khu du lịch đó ở đâu và có cái gì, nhà hàng như thế nào, khu vui chơi như thế nào, sức chứa bao nhiêu, đồ ăn ngon, dỡ, bày biện như thế nào. Không phải ai cái gì cũng biết hết, biết tuốt, thường thì khi làm ở Công Ty thời gian rảnh không nhiều, vậy làm thế nào? Cách hay nhất là đi khảo sát trước, cách thứ 2 là hỏi thăm các anh em, bạn bè và Hướng Dẫn thật kỹ về các dịch vụ, thời gian, đường đi…) có thể giao cho 1 Hướng Dẫn có kinh nghiệm và đã từng đi đến khu du du lịch, nhà hàng nhiều lần làm điều hành trên tour, còn mình chỉ đi theo giám sát các dịch vụ hoặc chi trả tiền mà thôi. Vừa rùi tui mới đi 1 tour, Giám Đốc kiêm Điều Hành, không biết đường, không biết bất cứ dịch vụ gì của Khu Lịch, nhà hàng, điểm vui chơi…, cũng không có quy định về thời gian. Mọi thứ đều giao phó cho Hướng Dẫn, mà Hướng Dẫn thì cũng không ai biết ai hết, mạnh ai nấy làm, xe khi đến rước khách cũng đậu không theo thứ tự (tới 14 xe 45 lận đó) Thiệt là khổ cho Hướng Dẫn quá đi!

Một điều mà các Anh, Chị và các bạn Phòng Điều Hành cần lưu ý: Nếu đã bàn giao trách nhiệm thì phải tin tưởng còn không thi thôi. Khi đã bàn giao dứt khoát không được xen vào công việc của người được bàn giao, chỉ nên góp ý khi có sự cố quan trọng còn không thì mọi việc sau tour sẽ họp rút kinh nghiệm. và khi làm tour lớn khi nào cũng phải dự phòng xe (1 – 2 chiếc) và Hướng Dẫn (1 – 2 người).

Đương nhiên Công Tác Phí của mỗi Hướng Dẫn và Trưởng Nhóm cũng khác nhau (thưởng phạt phân minh nhé!), cá nhân nào làm không đúng thì “xử” cá nhân đó, không nên dùng biện pháp “phạt cả bầy” bởi vì có những cá nhân trong nhóm làm rất tốt, nghiêm túc và nhiệt tình. Công Ty cũng cần cho mỗi xe 01 phiếu xác nhận về số lượng, dịch vụ và hướng dẫn. Nếu các Anh Chị và các bạn chịu khó hơn, sau giờ ăn cơm, trực tiếp đi gặp từng trưởng xe (của khách) để nghe các ý kiến đóng góp.

Những điều mà Đạt đã chia sẻ với các Anh Chị và các bạn ở trên, hy vọng sẽ giúp cho Công Ty Du Lịch và Các Anh Chị trong Phòng Điều Hành Tổ Chức Tour tốt hơn. Rất mong được sự đóng góp thêm của các Anh Chị.
Chúc Các Anh Chị luôn thành công!
Tiến Đạt

19 phản hồi

  1. Cảm ơn bài viết chia sẻ kinh nghiệm của bạn Tiến Đạt. Những trải nghiệm của bạn qua nhiều lần, nhiều năm làm việc, những kinh nghiệm được rút tỉa qua các cuộc tổ chức và điều hành tour đã giúp cho tôi, và có thể là những người khác đọc bài này nữa, rất nhiều về khái niệm cũng như phương cách tổ chức và điều hành tour. Một lần nữa, xin cảm ơn bạn !

  2. thank đây là một bài viết hay và có nhiều hữu ích cho mọi người.chúc anh mạnh khỏe và thành công trong công tác . nhất là có thêm nhiều bài viết hay như tương tự như này .

  3. thưa thầy em rất cần cuốn sách này để phục vụ cho ngành học này.địa chỉ mail của em là nguyentueanh89@gmail.com. Em hi vọng là thầy sẽ trả lời sớm cho em biết là có thể mua ở đâu.em xin cám ơn thầy.

  4. thank anh rat nhieu

  5. Truoc tien e xin cam on anh TIEN DAT rat nhieu ve nhung thong tin ma a da chia se qua bai viet tren, hien tai e cung dang lam HDV cho mot cty du lich nha nuoc tai tp.hcm. nhung voi nhung gi ma a dat da trai qua co the do la mot kinh nghiem trong cong viec cung nhu trong cuoc song, de lam mot viec gi do truoc tien chung ta phai biet tinh chat cua cv va tin tuong o ban than. Du lich la mot cv ko don gian va dieu hanh du lich lai cang kho khan hon. Sau khi doc duoc nhung kien thuc nay mong rang mot ngay nao do e muon minh thu suc voi cv dieu hanh va se co gang lam tot cv ma minh cung dang mo uot. chuc anh suc khoe va thanh dat, a co the cho e sdt de lam quen va e muon a giup do nhieu hon nua trong cv cua minh, so dt cua e la :0907990327, cam on anh nhieu nhe!

  6. Cam on tiên Dat, minh thay bai viet cua bạn rat tot, rat càn cho nhung ban voi vao nghe( trong bai viet của ban minh thay rat co cai tam voi nghe và dăc biet voi nhung nguoi dong nghiep. Xin cam on.
    Rat lam quen voi ban lien lac voi minh nhe.

  7. Cám ơn anh nhiều nhé! Em ra trường làm HDV được 5 tháng giờ đang có ý định chuyển qua Điều Hành Tour. Bài viết của ah đã làm em suy nghĩ nhiều về quá trình làm việc của mình!Thấy rất ứng với thực tế em vấp phải!

  8. em muon biet ve hoat dong huong dan qua.ai giup em.hjhj.e biet on truoc ak

  9. bài của anh khá là hay . kĩ năng là cai vô cùng cần thiết cho mỗi người nhưng em nghĩ nếu có tâm với nghề anh hãy viết dạng 1 bài hướng dẫn để có thể đào tạo một cán bộ điều hành thì sẽ hữu ích hơn nhiều cho nhưng người mới và muốn vào nghề,
    xin cảm ơn anh và những đóng góp của anh

  10. Bạn có thể trả lời giúp tôi câu hỏi sau được không?
    “Anh (chị) hãy trình bày về kỹ năng sử dụng ngôn ngữ nói và ngôn ngữ biểu cảm của HDV trong thuyết minh HDDL.”
    Mong nhận được sự trả lời sớm nhất của bạn. Cảm ơn bạn rất nhiều.

  11. chao anh tien dat
    rat vui va y nghia khi em tim duoc bai viet cua a ve cing tac di­eu hanh
    em hien tai cung dang chuan bi buoc chan vao vai tro cong tac vien dieu hanh
    em mong muon a co nhieu bai viet hon nua chia se kinh nghiem cho nhung nguoi moi buoc chan vao mang dieu hanh noi rieng va nganh du lich noi chung
    mail cua em la: boysaokim_ditimgaidep_88@yahoo.com em muon duoc a giup do em cam on a nhieu

  12. Cam on a rat nhieu.Bai viet nay that su rat hay.giup e co them nhiu hieu biet hon ve nghe nghiep cua minh sap toi.giup e co tthem nghi luc de buoc tiep tren con duong minh da chon.

  13. Thanks, Mình rất cần những tài liệu thực tế như thế này, bạn nào có liên hệ mình nha. Leadsofts@gmail.com

  14. Thanks anh đạt, cám ơn anh vì bài viết bổ ích này. Chúc anh nhiều sức khỏe và thành công hơn nữa.

  15. Mot trong nhunh kien thuc rat can ban ma toi tung duoc doc.va rat cam on bai viet cua ban?

  16. Bài viết hay quá, rất có ích cho người mới vào nghề mà thiếu kinh nghiệm

  17. em đang làm điều hành cho HGtravel anh ạ, em giống anh ở chỗ là em cũng không học về du lịch. Rất mong anh gửi em xin những tài liệu anh đã đọc hoặc biết đến khi anh làm điều hành ạ. nhuhoangtan@gmail.com/tan.nh@hgtravel.com

  18. Nhug kinh nghiem ve du lich cua Dat mih rat thich. Co the gui cho mih dc k?

  19. Cảm ơn anh Tiến Đạt về bài viết. Em cung là người ko được học về du lịch và hiện tại em bắt đầu tham gia vào lĩnh vực này. Hiện tại em đang cần một người thầy để chỉ giúp. E muốn xin số điện thoại và địa chỉ EMAIL của anh để được a tư vân thêm nhiều vấn đề. Email của em là vutriphuong.vtbk@gmail.com. Một lần nữa xin cảm ơn anh Đạt Hy vong có thể nhận được phản hồi từ anh.

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: